Guy doing virtual sales with Seidat
Blogi

10 vinkkiä tapaamisten buukkaamiseen

23.09.2021

Haluatko tehdä enemmän kauppaa? Sovi enemmän tapaamisia, niin onnistut. Tässä blogipostauksessa käyn läpi bookausvinkkejä, joiden avulla saat kalenterin helpommin täyteen.

Tapaamisten sopiminen on erityisesti B2B myynnissä keskeisin vedenjakaja. Jos myyntikonsepti perustuu tapaamisiin, on luonnollista, että tarjouksia ei pääse tekemään eikä kauppoja klousaamaan, mikäli tapaamisia ei ole. Mitä enemmän sinulla on tapaamisia, sitä enemmän voit tehdä kauppaa.

Tapaamiset on sovittu perinteisesti puhelimella ja puhelimen kaikkivoipaisuuteen uskoin itsekin pitkään. Puhelin on edelleen hyvä väline tapaamisten sopimiseen, mutta itse olen havahtunut siihen, että yksinkertaisesti on liikaa ihmisiä, joita on mahdotonta tavoittaa puhelimitse. Siksi olen alkanut kokeilemaan uusia keinoja, jotka tässä jaan kaikkien käyttöön. Jokaiseen menetelmään liittyy paljon pieniä yksityiskohtia, joiden avulla tuloksia voi edelleen parantaa. Toivon, että voidaan kommenteissa käydä niistä keskustelua. Tärkein vinkki on viimeisenä eli kannattaa lukea sinne asti.

Vanha tuttu puhelin

Aina mukana, helppo käyttää, mutta… Kukaan muita kunnioittava ihminen ei voi vastata joka paikassa puhelimeen. Ei sillä voi kunnolla soittaakaan mistä vain. Puhelimella tuloksellinen soittaminen vaatii omalla kokemuksella hyvää energialatausta. Itse en voi bookata julkisessa kulkuneuvossa ilman, että kovalla äänelläni häiritsisin ympärillä olijoita. Ei minun soittoa kukaan selväjärkinen toimistollakaan loputtomasti jaksa kuunnella.

  • Vinkki 1: Lataa CRM-järjestelmä puhelimeesi ja soita siitä, jää jälki itselle ja muillekin ketä olet tavoittanut (esim. Pipedrive on ihan kunkku tähän).
  • Vinkki 2: Käytä aina handsfreetä, olit sitten autossa tai toimistolla, koska silloin voit tehdä nopeammin muistiinpanoja ja ajat autoa laillisesti. Käytä riittävän hyvää laitetta, jotta vastaanottaja kuulee, mikä on asiasi.
  • Vinkki 3: Hyödynnä autossa istuminen bookkaamalla. Joudut pysähtymään aina välillä muistiinpanojen tekoon, mutta jos ajat noin 40-50 000 km vuosittain, sinulla on yli 700 tuntia aikaa bookkaamisen. Se vastaa noin 4,5 henkilötyökuukautta.
  • Vinkki 4: Varmista, mitkä yhteystiedot operaattori on liittänyt puhelimeesi. “Minna” näyttää tulevana puheluna paremmalta kuin “bookkari4”.

Tekstiviestit

Itse saan lähinnä pelkästään tärkeitä tekstiviestejä. Siksi luen ne kaikki. Jos et tavoita puhelimitse, kokeile tekstiviestiä. Kerro kuka olet, miksi tavoittelet. Jaoin tämän vinkin toimistolla ja seuraavana päivänä sain työkaverilta kiitokset – oli sopinut kolme tapaamista päivässä tekstareilla. Useimmat ihmiset lukevat tekstiviestejä myös palavereissa, ne pomppaavat älypuhelimien näyttöihin, älykelloihin jne. Ne ovat yksi varmimpia tapoja tavoittaa. WhatsApp-viestit toimivat likimain samalla tavalla kuin tekstarit. WhatApp on kuitenkin useilla ihmisillä pelkästään vapaa-ajan käytössä. Tästä syystä itse suosin enemmän perinteisiä tekstiviestejä. Vielä oudompaa on mielestäni, jos joku soittaa minulle Whatsapp-puheluja.

Vinkki 5: Tee niin selkeä ehdotus, että siihen voi reagoida myös tekstarilla.

Vinkki 6: Pidä viestit lyhyenä. Aikaisemmin tekstarin maksimipituus oli kiinteä 160 merkkiä. Se on hyvä mittari edelleen.

Ehdota etä-/puhelintapaamista

Puhelinpalaveriin on helpompi suostua. Se vaatii vähemmän aikaa, sen voi pitää autossa, kotona tai missä milloinkin. Kun ehdotat puhelinpalaveria, useimmilla ihmisillä on kalenterissa jopa neljä kertaa enemmän mahdollisuuksia kuin tavallisiin tapaamisiin. Useissa yrityksissä pelkästään neukkarit voi olla niin varattuja, että kasvokkain tapaaminen asiakkaan omissa tiloissa ei käytännössä ole mahdollinen.

  • Vinkki 7: Käytä puhelinpalaverin tukena presentaatiota. Ihminen sisäistää vain 10 % kuulemastaan, mutta kun jaat puhelun tueksi esityksen, viestisi menee perille noin kahdeksan kertaa tehokkaammin.
  • Lisää presentaation linkki kalenterikutsuun ja voit lisäksi varmistaa linkin perille menon vaikka tekstarilla juuri ennen palaverin alkua. Hyvä järjestelmä esityksien pitämiseen verkon yli on esimerkiksi Seidat. Esityksen katsojan ei tarvitse kirjautua mihinkään ja Seidat toimii kaikilla laitteilla puhelimista tietokoneisiin, mikä on kätevää myös esittäjän kannalta. Seidatia käyttäessä huonokin verkkoyhteys on riittävä.
  • Kun käytät Seidatia presentaation esittämiseen etänä, pystyt kokoajan kontrolloimaan esityksen kulkua vastaanottajan laitteella toisin kuin pdf-tiedostoa jakaessa. Et tarvitse ylimääräisiä ohjelmia ruudun jakamiseen esim. Skypellä. Ruudunjako vie paljon kaistaa, jolloin yhteys katkeilee helposti. Seidatilla etäesittäminen onnistuu heikommallakin yhteydellä ongelmitta.
  • Seidat on myös paras väline, kun haluat näyttää esityksen yhteyssä videon tai pari. Asiakaskokemusvideoiden näyttämisestä voi kysyä vaikka Kokemuksia.fi-tiimin jäseniltä.
  • Alla on kuvakaappaus Seidatin jakopaneelista. Kun haluat hyödyntää työkalua etäpalavereissa, valitse ”Seidat Live”, tee linkki ja jaa se vastaanottajalle esimerkiksi sähköpostilla tai tekstiviestillä. Klikkaa sitten ”Start live” ja etäesitys voi alkaa.

Seidat live share screenshot

  • Vinkki 8: Itse suhtaudun usein puhelinpalavereihin kuin bookkaamisen jatko-osaan. Mennään vähän pidemmälle – saadan ensimmäinen portinvartija mukaan, mutta lisäksi tarvitaan usein palaveri, jossa ovat kaikki päättäjät paikalla. Sellaisten palavereiden vieminen puhelimen varaan on harvoin tuloksellista, koska niiden hallitseminen paikanpäälläkään ei onnistu ilman selkeää sapluunaa.

Email

Sähköposti on yksi vaikeimpia formaatteja, koska sitä käytetään niin paljon. Jos sovit tapaamisia sähköpostilla, pidä viestit selkeästi henkilökohtaisina ja kohtuullisen lyhyinä. Älä satsaa liikaa viestin ulkoasuun. Liian voimakkaasti kuvitetut viestit muuttuvat roskakoriin helposti lentäviksi mainospoisteiksi.

  • Vinkki 9: Kiinnitä huomiota otsikointiin. Moni päättäjä saa yli 100 viestiä päivässä. Iso osa lentää roskiin pelkän otsikon perusteella.
  • Vinkki 10: Anna helppo ja selkeä toimenpide-ehdotus, johon on helppo vastata. Toista se vaikka pariin kertaan viestissä.

LinkedIn

LinkedIn on muuttunut viimeisen vuoden – kahden sisällä merkittävästi aktiivisemmaksi. Nykyisin sitä voi hyödyntää muuhunkin kuin omien kontaktien seuraamiseen tai prospektointiin. Erityisen hyvä kanava tapaamisten sopimiseen LinkedIn on yritys-, myynti- ja markkinointijohtajien parissa toimiessa. Itse olen saanut hyviä tuloksia siellä yksinkertaisilla menetelmillä.

  • Olen rohkeasti verkostoitunut ihmisten kanssa, jotka vaikuttavat mielestäni kiinnostavilta. Kaikki eivät hyväksy verkottumispyyntöjä, mutta ei siitä kannata säikähtää.
  • Olen helpottanut verkottumista myös kirjoittamalla postauksia, joihin ihmisten on ollut helppo osallistua. Kun keskusteluun on osallistunut uusia kiinnostavia ihmisiä, on lähes varmaa, että he hyväksyvät kutsusi. Kun verkottuminen on tehty, voi helposti käydä lyhyen keskustelun ja ehdottaa tapaamista. Jos aiheesi on ajankohtainen, järjestyy tapaaminen helposti.

Facebook

Facebook on täynnä ammatillisia keskustelupalstoja. Siellä ihmiset kilpaa huutavat apua ongelmiinsa. Kerro miten ongelma ratkaistaan, saat tapaamisen varmasti.

Jaa kalenterisi

Tämä on ehkä yksi tärkeimpiä vinkkejä tänäpäivänä. Kalenteribingo on yksi turhimpia asioita käyttää omaa aikaansa. Sen takia moni tapaaminen on jäänyt sopimatta. Jos sovit tapaamisia puhelimitse, jaa kalenterisi verkossa julkisesti. Itse suosittelen esimerkiksi youcanbook.me-palvelua. Se on helppo ottaa käyttöön ja siihen voi kätevästi määritellä kalenterimerkintöjen ympärille riittävästi aikaa, jotta siirtyminen tapaamisesta toiseen onnistuu.

  • Oman kalenterin hallinta vähenee, mutta tapaamiset tulee sovittua ja kauppoja pääsee tekemään.

Meiltä löytyy monia ratkaisuja myyntikonseptien kehittämiseen erityisesti tapaamisiin liittyen, mutta myös luonnollisesti bookkaukseen. Yksinkertaisesti soita, tekstaa, laita meiliä tai kirjoita viesti LinkedInissä, niin sovitaan tapaaminen.

Paulus Perkkiö

Paulus PerkkiöCEO, Founder

+358 50 3249248paulus@seidat.com

Avainsanat: Seidat myyntitiimeille Esittäminen Jakaminen